Хранение электронных писем
Официальные документы организации, передаваемые с помощью электронной почты, должны быть идентифицированы и должны администрироваться, защищаться и сопровождаться настолько долго, насколько это нужно для деятельности организации, аудита, юристов, или для других целей. Когда электронная почта - это единственный способ передачи официальных документов компании, то к ним применяются те же самые процедуры, как если бы они передавались на бумаге.
Для предотвращения случайного удаления писем, сотрудники должны направлять копии таких сообщений в официальный файл или архив. Должны храниться как входящие, так и выходящие сообщения с приложениями. Любое письмо, содержащее формальное разрешение или выражающие соглашение организации с другой организацией, должно копироваться в соответствующий файл (или должна делаться его печатная копия) для протоколируемости и аудита.
Период хранения всех писем определяется юристами. Если сообщения хранятся слишком долго, организация может вынуждена сделать такую информацию публичной по решению суда.
| |
